Privacyverklaring

Website

www.i-experts.nl

Verantwoordelijke voor de verwerking (de beheerder)

I-Experts B.V. en/of aan haar gelieerde entiteiten, zoals I-Experts Solutions B.V., gevestigd te Boogschutterstraat 1, 7324 AE Apeldoorn.

De toegang tot de website en het gebruik is strikt persoonlijk. U zult deze website alsook de gegevens en informatie die daarop verstrekt worden niet gebruiken voor commerciële, politieke of publicitaire doeleinden, dan wel voor enige commerciële aanbiedingen en in het bijzonder niet voor ongevraagde elektronische aanbiedingen.

Alle merken, afbeeldingen, teksten, commentaren, illustraties, (animatie)plaatjes, videobeelden, geluiden, alsook alle technische applicaties die gebruikt kunnen worden om de website te laten functioneren en alle onderdelen die op deze site zijn gebruikt, zijn beschermd bij wet door intellectuele eigendomsrechten. Iedere reproductie, herhaling, gebruik of aanpassing, op welke wijze dan ook, van het geheel of een onderdeel ervan, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke, is ten strengste verboden.

Indien de beheerder niet meteen actie onderneemt tegen enige inbreuk, kan dat niet worden opgevat als stilzwijgende toestemming dan wel het afzien van rechtsvervolging.

Voor het goede beheer van de website kan de beheerder op ieder moment:

• de toegang aan een bepaalde categorie bezoekers schorsen, onderbreken of beperken tot de gehele of een gedeelte van de website;
• alle informatie verwijderen die het functioneren van de website kan verstoren of in strijd is met nationale of internationale wetgeving of met de internet-etiquette;
• de website tijdelijk niet beschikbaar hebben om updates uit te kunnen voeren.

De beheerder is in geen geval verantwoordelijk voor falen, storingen, moeilijkheden of onderbrekingen van het functioneren van de website, waardoor de website of een van zijn functionaliteiten niet toegankelijk is. De wijze waarop u verbinding zoekt met de website is uw eigen verantwoordelijkheid. U dient zelf alle geschikte maatregelen te treffen om uw apparatuur en uw gegevens te beschermen, onder andere tegen virusaanvallen op het internet.

U bent bovendien zelf verantwoordelijk voor de websites en de gegevens die u op internet raadpleegt. De beheerder is niet aansprakelijk voor juridische procedures die tegen u worden gevoerd:

• vanwege het gebruik van de website of diensten toegankelijk via internet;
• vanwege het schenden van de voorwaarden van deze privacy policy.

Uw gegevens worden verzameld door I-Experts B.V. en (een) externe verwerker(s). Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of een online identificator.

De persoonsgegevens die op de website worden verzameld, worden hoofdzakelijk gebruikt door de beheerder voor het onderhouden van relaties met u en, indien aan de orde, voor het verwerken van uw aanvragen.

Voor onze chatassistent Emma maken wij daarnaast gebruik van ElevenLabs als externe verwerker; zie artikel 15.

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft eenieder recht op inzage van en rectificatie of wissing van zijn persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@i-experts.nl. Ieder verzoek dient vergezeld te gaan van een identiteitscontrole. Binnen 1 maand na het ingediende verzoek krijgt u antwoord. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan deze termijn indien nodig met 2 maanden worden verlengd.

In geval van schending van enige wet- of regelgeving, waarvan de bezoeker wordt verdacht en waarvoor de autoriteiten persoonsgegevens nodig hebben die de beheerder heeft verzameld, worden deze aan hen verstrekt na een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van die autoriteiten. Deze persoonsgegevens vallen daarna niet meer onder de bescherming van deze privacyverklaring.

Indien bepaalde informatie noodzakelijk is om toegang te krijgen tot bepaalde functionaliteiten van de website, zal de verantwoordelijke het verplichte karakter van deze informatie aangeven op het moment van het vragen van de gegevens.

U kunt commerciële aanbiedingen krijgen van de beheerder. Indien u deze niet (meer) wenst te ontvangen, stuurt u een e-mail naar info@i-experts.nl.

Indien u tijdens het bezoek van de website enige persoonsgegevens tegenkomt, dient u zich te onthouden van het verzamelen ervan of van enig ander ongeoorloofd gebruik, alsook van iedere daad die een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van die perso(o)n(en) oplevert. De beheerder is in geen geval verantwoordelijk in bovengenoemde situaties.

De door de beheerder van de website verzamelde gegevens worden gebruikt en bewaard voor de duur zoals deze bij wet is bepaald.

Voor gesprekken met onze chatassistent gelden de bewaartermijnen die in artikel 15 staan.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan onze website geplaatst wordt op uw apparaat. Een cookie bevat gegevens zodat u bij elk bezoek als bezoeker kan worden herkend. Wanneer u onze website bezoekt, verschijnt er een cookiebanner waarmee we u informeren over het gebruik van cookies en waar u uw keuze kunt maken. Uw toestemming is geldig voor een periode van dertien maanden. Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het goed functioneren van de website, zoals het onthouden van uw cookievoorkeuren.
• Analytische cookies: om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zoals bezoekersaantallen en populaire pagina’s, zodat we de website kunnen verbeteren.
• Marketing- en trackingcookies: om relevante content en advertenties te tonen en het effect van campagnes te meten. Hiermee kunnen persoonsgegevens worden verwerkt.

Het plaatsen en beheren van cookies verloopt via onze cookiebanner; daarin kunt u uw toestemming op elk moment aanpassen of intrekken. Voor het meten en beheren van cookies maken wij onder andere gebruik van Google Tag Manager, Google Analytics 4 en HubSpot. Voor meer informatie over het gebruik, beheer en verwijderen van cookies kunt u deze pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.

Cookievoorkeuren aanpassen

Onze chatassistent Emma wordt pas geladen nadat je zelf op de chatknop klikt; er wordt daarvoor geen cookie geplaatst. Zie artikel 15.

Aan het beeldmateriaal dat behoort bij de aangeboden producten op de website kunnen geen rechten worden ontleend.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. De rechtbank van de vestigingsplaats van de beheerder is exclusief bevoegd bij eventuele geschillen omtrent deze voorwaarden, behoudens wanneer hierop een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens kunt u zich richten tot:

info@i-experts.nl · +31 (0)55 799 8170

Op onze website kun je een gesprek voeren met Emma, onze digitale chatassistent. Emma beantwoordt vragen over onze diensten, verwijst je door naar de juiste plek, en kan op jouw verzoek een terugbelverzoek of contactverzoek vastleggen voor een collega. Hieronder lees je wat er met je gegevens gebeurt als je met Emma chat.

Wie is verantwoordelijk

I-Experts B.V., Boogschutterstraat 1, 7324 AE Apeldoorn, is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens in de chat. Vragen over privacy kun je stellen via info@i-experts.nl.

Wie verwerkt je gegevens voor ons

De chat draait op het platform van ElevenLabs (Eleven Labs Inc., New York, Verenigde Staten). ElevenLabs treedt op als verwerker voor I-Experts en verwerkt je gegevens uitsluitend in onze opdracht; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst met ElevenLabs. De antwoorden van Emma worden gegenereerd door een taalmodel dat via ElevenLabs wordt aangeroepen. Daarvoor gebruikt ElevenLabs door haar gecontracteerde taalmodelleveranciers als subverwerker; op dit moment is dat Google Gemini. Wij hebben bij ElevenLabs ingesteld dat de inhoud van jouw gesprek niet wordt gebruikt om AI-modellen te trainen; via de voorwaarden en instellingen van ElevenLabs geldt dat ook voor die subverwerkers.

Vraag je om contact en bevestig je de samenvatting, dan wordt jouw verzoek daarnaast vastgelegd in ons eigen websitesysteem (WordPress met Gravity Forms) op onze webhosting. Je contactverzoek gaat direct na je bevestiging per e-mail altijd naar onze twee salescollega's, en daarnaast eventueel naar de betrokken specialist of onze servicedesk. Die e-mail bevat de gegevens van je contactverzoek zoals hieronder beschreven, de titel en het webadres van de pagina waarop je chatte en het technische gespreksnummer; het volledige gesprek zit er niet in.

Waarvoor we je gegevens gebruiken

• Je vraag beantwoorden en je naar de juiste informatie of de juiste collega brengen.
• Een contactverzoek dat je zelf hebt gevraagd vastleggen en bij de juiste collega afleveren.
• De kwaliteit van de assistent beoordelen en verbeteren: we lezen gesprekken na om te zien of Emma goed antwoordt en goed doorverwijst.
• Misbruik van de chat herkennen en begrenzen, en de website veilig en werkend houden.

We gebruiken je chatgegevens niet voor advertenties of profilering, en we verkopen ze niet.

Hoe de chat wordt geladen

Op de pagina staat alleen een chatknop van onze eigen website. Voordat je klikt doet je browser één verzoek aan onze eigen server om na te gaan of de chat aanstaat; dat verzoek gebruikt geen cookies en bevat alleen die vraag. Pas als je op de knop klikt, wordt de chatsoftware van ElevenLabs geladen via een scriptdienst (unpkg, geleverd via het netwerk van Cloudflare; die dienst ziet daarbij je IP-adres) en start je een gesprek nadat je in het chatvenster akkoord hebt gegeven. De chatwidget onthoudt in de opslag van je browser dat je akkoord gaf, zodat je dat niet bij elk gesprek opnieuw hoeft te doen. Bevestig je in het gesprek een contactverzoek, dan stuurt je browser een controlegetal (een hash) van de samenvatting die je te zien kreeg naar onze eigen server, zodat wij kunnen vaststellen dat je precies die samenvatting hebt bevestigd; de samenvatting zelf gaat daarbij niet mee. Klik je niet, dan wordt er geen chatsoftware geladen en worden er geen chatgegevens verwerkt.

Op welke grondslag

• Voor het afhandelen van een contactverzoek dat je zelf vraagt: het nemen van maatregelen op jouw verzoek, voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Voor het beantwoorden van vragen, het bewaren van het gesprek gedurende de hieronder genoemde termijn, de kwaliteitsbeoordeling en het begrenzen van misbruik: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende, veilige en verbeterende website (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Je kunt daartegen bezwaar maken; zie “Jouw rechten”.

Welke gegevens we verwerken

Van elk chatgesprek:

• het volledige gesprek zoals het is getypt, dus alles wat jij schrijft en alles wat Emma antwoordt;
• de titel en het webadres van de pagina waarop je de chat opende;
• een technisch gespreksnummer waarmee wij het gesprek kunnen terugvinden;
• een door Emma bepaalde indeling van je vraag (onderwerp of expertisegebied, soort website, en of het om een commerciële vraag gaat), die wij gebruiken om je bij de juiste collega te brengen en die met een contactverzoek wordt vastgelegd;
• technische gegevens die nodig zijn om de chat te laten werken, waaronder je IP-adres en sessiegegevens, verwerkt door ElevenLabs.

Alleen als je zelf om contact vraagt en de samenvatting daarvan uitdrukkelijk bevestigt, leggen wij aanvullend vast:

• je naam;
• één contactgegeven (je e-mailadres of je telefoonnummer) en het soort contactgegeven;
• de organisatie waarvoor je werkt;
• de collega die je eventueel bij naam noemde;
• de samenvatting van je vraag zoals Emma die aan jou heeft getoond, en de status van je bevestiging.

Emma vraagt nooit om wachtwoorden, inlogcodes, tweestapscodes of betaalgegevens. Deel die gegevens dus niet in de chat. Deel er ook geen medische of andere gevoelige gegevens in; de chat is daar niet voor bedoeld en niet op ingericht.

De chat is bedoeld voor zakelijk contact en niet gericht op kinderen.

Hoe lang we je gegevens bewaren

• Het gespreksverslag bij ElevenLabs: maximaal 30 dagen na het gesprek, waarna ElevenLabs het verwijdert.
• Een tijdelijke technische kopie van het gespreksverslag in ons eigen websitesysteem, nodig om je contactverzoek te controleren: die wordt direct na die controle verwijderd, en in elk geval binnen 24 uur.
• Je contactverzoek in ons websitesysteem: wordt het opgevolgd, dan gaat het over naar onze reguliere klant- en relatieadministratie en geldt het bewaarbeleid dat daarvoor is vastgesteld. Wordt het niet opgevolgd, dan verwijderen wij het; ons streven is binnen 90 dagen na het gesprek (nu handmatig, binnenkort automatisch); een verzoek dat aan een collega is doorgestuurd blijft staan tot die het heeft afgehandeld of in de relatieadministratie heeft overgezet.
• Technische verwerkingssporen in ons websitesysteem (gespreksnummers en verwerkingsstatus, zonder gespreksinhoud): ruimen wij periodiek op; ons streven is binnen 90 dagen na het gesprek. Zolang je contactverzoek zelf nog bewaard wordt (zie het punt hierboven), blijven ook de bijbehorende sporen staan; zij verdwijnen samen met het contactverzoek. Uitzondering: een gehashte markering die voorkomt dat wij je contactverzoek twee keer versturen; die bevat geen leesbare gegevens over jou en blijft bewaard. Komen er van hetzelfde gesprek twee verschillende versies van het gespreksverslag binnen, dan bewaren wij hoogstens 14 dagen een klein fragment (je berichten na de bevestiging) zodat een medewerker kan nakijken wat er is gebeurd.
• De e-mail met je contactverzoek in de mailboxen van de betrokken collega's: die wordt verwijderd zodra je verzoek is afgehandeld of is overgenomen in onze relatieadministratie.
• Technische logbestanden van de webserver: volgens het bewaarbeleid van onze hostingpartij.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

ElevenLabs is gevestigd in de Verenigde Staten en verwerkt je gegevens mogelijk buiten de EER, onder meer in de Verenigde Staten. Die doorgifte is gedekt door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Besluit 2021/914) en, waar van toepassing, door het EU-US Data Privacy Framework. Dat is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met ElevenLabs. Ook het taalmodel dat de antwoorden genereert kan buiten de EER draaien; die verwerking loopt via ElevenLabs en valt onder dezelfde afspraken.

Geautomatiseerde antwoorden

Emma is een AI-assistent. Haar antwoorden worden automatisch gegenereerd op basis van de inhoud van onze eigen website. Emma neemt geen besluiten over jou en beoordeelt jou niet; zij geeft informatie en legt op jouw verzoek een contactverzoek vast. Een medewerker van I-Experts beoordeelt zelf of en hoe hij op je verzoek reageert. Emma kan zich vergissen; aan haar antwoorden kun je geen rechten ontlenen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en om je gegevens over te laten dragen. Ook mag je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stuur je verzoek naar info@i-experts.nl. Om een chatgesprek te kunnen terugvinden hebben wij een aanknopingspunt nodig: het e-mailadres of telefoonnummer dat je in de chat hebt opgegeven, of de datum en het tijdstip van het gesprek. Heb je in de chat geen contactgegeven achtergelaten, dan kunnen wij het gesprek meestal niet aan jou koppelen en kunnen wij een verzoek om inzage of verwijdering niet uitvoeren; het gesprek verdwijnt in dat geval vanzelf binnen de hierboven genoemde bewaartermijn. Wij reageren binnen een maand, verlengbaar tot drie maanden.

De chat weigeren of stoppen

Je bent nooit verplicht de chat te gebruiken: je kunt ons ook bereiken via het contactformulier, per e-mail of telefonisch. Een lopend gesprek kun je op elk moment sluiten.